La entrada en nuestras vidas de la web 2.0 y el auge de las redes sociales, ha provocado que algunas de las normas internas de las empresas hayan quedado obsoletos y que sea el momento de recordar que lo que está mal en la vida real, también está mal en Internet. Donde antes se decía “Queda prohibido reverlar información confidencial de los clientes a la competencia…” ahora habría que mencionar  “Queda prohibido publicar información confidencial de los clientes en Facebook….”

Por este motivo, desde las normas internas de comportamiento en las Pymes hasta los códigos éticos o de conducta de las grandes corporaciones, deberían ser revisados haciendo hincapié en todas aquellas situaciones en las que, por esta el empleado en permanente contacto con Internet durante su actividad laboral, pueden poner en riesgo la información confidencial, como por ejemplo los datos personales de nuestros clientes o empleados, de los cuales es responsable la empresa.

Por desgracia, la vorágine del día a día provoca que este tipo de revisiones se descuiden o se dejen para  “cuando haya tiempo” (algo que no suele suceder habitualmente). Sin embargo, es un tema muy importante porque la red puede ser muy destructiva si se comente un error debido a un mal comentario de un empleado o si un cliente expresa una queja en una red social. Esta información llegará a multitud de personas en cuestión de minutos con el impacto negativo que tendrá para nuestra marca.

Es por esto que deben delimitarse perfectamente las funciones y obligaciones de los empleados (algo que además contempla la LOPD) incluyendo nuevos aspectos que se refieran a la Web 2.0. Esas limitaciones podrían incluir acciones como la prohibición de instalar programas no autorizados y que puedan provocar accesos no permitidos a nuestra red (emule, torrent, etc), la prohibición de revelar cualquier información confidencial o datos personales en una red social, establecer quien puede y quien no puede publicar comentarios en los perfiles que la empresa tenga en las redes sociales o por ejemplo la prohibición de publicar fotos relativas a la empresa en perfiles personales (evitando así que un empleado publique fotos de sus compañeros o jefes de una fiesta de disfraces que se desarrolla como evento dentro de una convención de la empresa puesto que quedarán visibles a sus cientos de amigos…)

Esto es solo una pequeña parte de todos los cambios que ha traído la web 2.0 a las empresas y de los cuales tanto se habla (cloud computing, estrategias de marketing, nuevos canales de venta, la responsabilidad social corporativa, etc), no obstante es algo que ninguna empresa debería descuidar puesto que además de incrementar la seguridad sobre la información que posee, es un mecanismo de protección para el empresario frente a posibles incidencias.